1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

1.1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

finext GmbH

Grüner Weg 8a

33098 Paderborn

E-Mail: datenschutz@firmio.ai

1.2 Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist die heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin (www.heydata.eu). Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@heydata.eu oder postalisch unter der vorgenannten Anschrift mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter der finext GmbH".

2. Allgemeine Hinweise zum Datenschutz

2.1 Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.2 Privacy by Design und Privacy by Default

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Datenschutzvorschriften sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden.

2.3 Speicherort der Daten

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU bzw. des EWR gespeichert und verarbeitet, primär in Deutschland. Für den Betrieb der KI-Assistenten (Mio) nutzen wir zertifizierte Cloud-Infrastruktur mit Serverstandort Deutschland. Ihre Eingaben und Konversationsdaten werden ausschließlich innerhalb dieser deutschen Infrastruktur verarbeitet. Eine Weitergabe an externe KI-Dienste außerhalb unserer kontrollierten Infrastruktur erfolgt nicht.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: Wenn Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Zur Erfüllung des Nutzungsvertrags und zur Bereitstellung der Plattform

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflichten)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen: Zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht Ihre Interessen überwiegen

4. Datenerhebung beim Besuch der Website

4.1 Informatorische Nutzung

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website erheben wir nur die Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (Server-Logfiles): IP-Adresse (anonymisiert), Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer URL, Browser-Typ und Version sowie Betriebssystem.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit)

Speicherdauer: Diese Daten werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

4.2 Cookies

Technisch notwendige Cookies: Session-Cookie zur Verwaltung Ihrer Anmeldung; Cookie zur Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Analytische Cookies: Matomo Analytics mit Anonymisierung, nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies generell ausschließen.

Datenschutzhinweise Mamoto:

Unser Internetangebot verwendet den Webanalysedienst Matomo (ehemals Piwik). Aufgrund der Auswertungen mittels dieses Dienstes ist es uns möglich, das Internetangebot so optimal und nutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Der Dienst verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung unseres Internetangebots ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieses Internetangebotes werden auf einem Server innerhalb der EU gespeichert. Die IP-Adresse wird dabei vor deren Speicherung anonymisiert, so dass kein Rückschluss mehr auf den einzelnen Nutzer möglich ist.

Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung und Nutzung der Daten sowie der Betrieb des Webseitenanalysetools ausschließlich mit Hilfe von Systemen der Rechenzentralen von firmio.ai. Eine Datenweitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Die Auswertung Ihrer Daten durch Matomo können Sie entweder durch die Aktivierung des Matomo Opt-out-Plug-ins oder über die Do-Not-Track-Einstellung in Ihrem Browser verhindern. Wie Sie die Do-Not-Track-Einstellung aktivieren, entnehmen Sie bitte den Angaben des jeweiligen Browser-Herstellers. Diese Internetpräsenz verwendet Matomo mit der Erweiterung "AnonymizeIP". Dadurch werden IP-Adressen gekürzt weiterverarbeitet, eine direkte Personenbeziehbarkeit kann damit ausgeschlossen werden. Die mittels Matomo von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen von uns erhobenen Daten zusammengeführt. Aus den verarbeiteten Daten werden keine Profile über einzelne Nutzer erstellt.

Datenschutzhinweise Google Web Fonts:

Auf diesen Internetseiten werden externe Schriften, Google Fonts verwendet. Google Fonts ist ein Dienst der Google Inc. (“Google”). Die Einbindung dieser Web Fonts erfolgt durch einen Serveraufruf, in der Regel ein Server von Google in den USA. Hierdurch wird an den Server übermittelt, welche unserer Internetseiten Sie besucht haben. Auch wird die IP-Adresse des Browsers des Endgerätes des Besuchers dieser Internetseiten von Google gespeichert. Nähere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google, die Sie hier abrufen können:

https://fonts.google.com/#About

https://policies.google.com/privacy

5. Registrierung und Nutzerkonto

5.1 Datenerhebung bei Registrierung

Zur Nutzung der Plattform ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir:

Pflichtangaben: Firmenname, Vor- und Nachname des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Anschrift (für Rechnungsstellung bei kostenpflichtigen Tarifen).

Optionale Angaben: Telefonnummer, Branche/Geschäftsbereich, Firmengröße.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre für steuerrelevante Daten).

5.2 Zugang über Bankpartner

Wenn Sie über einen Referrer-Link einer Partnerbank auf unsere Plattform gelangen, wird die Information über die vermittelnde Bank bei der Registrierung gespeichert. Dies dient der Zuordnung zum Basis-Tarif und ggf. der Provisionsabrechnung mit der Bank.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

6. Nutzung der Plattform

6.1 KI-Assistenten (Mio)

Gemäß Art. 50 Abs. 1 der EU KI-Verordnung (KI-VO) informieren wir Sie ausdrücklich: Bei der Nutzung von Mio interagieren Sie mit einem KI-System (Künstliche Intelligenz). Mio stellt allgemeine Informationen bereit und ersetzt keine professionelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.

Bei der Nutzung unserer KI-Assistenten werden folgende Daten verarbeitet:

• Ihre Anfragen und Eingaben

• Die generierten Antworten und Inhalte

• Nutzungsstatistiken (Anzahl Anfragen, verwendete Assistenten)

• Metadaten (Datum, Uhrzeit, verwendeter Assistent)

  
  

Für den Betrieb des KI-Assistenzsystems Mio nutzen wir KI-Sprachmodelle, die über unseren Cloud-Anbieter Amazon Web Services (AWS) in der Region Frankfurt bereitgestellt werden. Die Modell-Anbieter sind als Unterauftragsverarbeiter über unsere AWS-Vertragsbeziehung eingebunden (Art. 28 Abs. 4 DSGVO); direkte Verträge mit den Modell-Anbietern bestehen nicht. Eine Verwendung Ihrer Eingaben für das Training der Modelle ist vertraglich ausgeschlossen, und die Modell-Anbieter speichern Ihre Eingaben nicht. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet durch uns nicht statt.

Ihre Chat-Verläufe werden in unserer Infrastruktur gespeichert, damit Sie jederzeit darauf zugreifen können. Sie können Ihre Verläufe selbst jederzeit löschen; bei längerer Inaktivität werden sie nach 24 Monaten automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Unser berechtigtes Interesse ist die technische Zuverfügungstellung der Plattform, Sicherstellung der Kernfunktionen und Überwachung der Services gemäß regulatorischer Vorgaben. 

Speicherdauer: Konversationsverläufe werden gespeichert, damit Sie später daran anknüpfen können. Sie werden automatisch gelöscht, wenn Sie 24 Monate lang nicht mehr auf einen Konversationsverlauf zugegriffen haben (Inaktivitätsfrist). Bei Vertragsende werden alle Konversationsverläufe innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Sie können einzelne oder alle Konversationsverläufe jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen löschen.

6.2 Dateitransfer

Beim Hochladen von Dateien über unsere sichere Dateitransfer-Funktion werden folgende Daten verarbeitet: hochgeladene Dateien, Dateinamen und Metadaten sowie Zugriffsprotokolle.

Zweck: Sicherer Austausch von Geschäftsdokumenten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Dateien werden nach Erreichen des Download-Limits automatisch gelöscht oder können von Ihnen manuell früher gelöscht werden.

6.3 Templates und Vorlagen

Die Nutzung von Templates wird protokolliert: verwendete Templates, Anpassungen und Speicherungen sowie Datum der Nutzung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

6.4 Deals und Angebote

Bei Nutzung der Deal-Funktion können geklickte und genutzte Deals sowie Weiterleitungen zu Partnerangeboten verarbeitet werden. Beim Klick auf externe Deals werden Sie zu Partner-Websites weitergeleitet; für die dortige Datenverarbeitung sind die jeweiligen Partner verantwortlich.

7. Zahlungsabwicklung

7.1 Zahlungsdienstleister

Für die Abwicklung von Zahlungen bei kostenpflichtigen Tarifen nutzen wir Stripe als Zahlungsdienstleister. Verarbeitete Daten: Zahlungsinformationen (IBAN, Kreditkartendaten), Transaktionsdaten, Rechnungsdaten. Die Zahlungsdienstleister verarbeiten diese Daten auf Grundlage eigener Datenschutzbestimmungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

7.2 Rechnungsstellung

Für die Rechnungsstellung speichern wir: Rechnungsadresse, Zahlungshistorie und Rechnungsdokumente.

Speicherdauer: 10 Jahre gemäß § 147 AO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht).

8. E-Mail-Kommunikation

8.1 Transaktionale E-Mails

Wir versenden E-Mails im Rahmen der Vertragsabwicklung: Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Rechnungen, wichtige Plattform-Updates, Kündigungsbestätigungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

8.2 Newsletter und Push-Nachrichten (optional)

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung versenden wir Newsletter mit Produkt-Updates, Tipps zur Plattformnutzung, neuen Features und exklusiven Deals.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder in den Kontoeinstellungen abbestellen.

8.3 Kontakt zu uns über Kontaktformulare

Auf einigen Seiten können Sie zum Zwecke der Korrespondenz mit uns in Eingabefeldern die dort angegebenen personenbezogenen Daten eingeben.

Wir erheben und verarbeiten diese Daten nur für diese Korrespondenz und Kommunikation mit Ihnen, wenn Sie uns diese Angaben freiwillig, zum Beispiel im Rahmen einer Anfrage per Kontaktformular mitteilen. In diesem Fall werden Ihre Angaben aus der Anfrage inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zur Erfüllung des mit der Übermittlung verbundenen Zwecks bei uns gespeichert und genutzt, zum Beispiel zur Bearbeitung Ihrer Anfrage einschließlich etwaiger Anschlussfragen oder um auf Ihren Wunsch mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Grundlage dieser Speicherung und Verwendung dieser personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, soweit Sie diese personenbezogenen Daten zwecks Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit uns eingeben oder ein Vertragsverhältnis mit uns bereits besteht. Nur in diesem Fall ist die Eingabe von personenbezogenen Daten erforderlich im Sinne von Art. 13 Abs. 2 e) DSGVO. Andernfalls erfolgt diese Speicherung und Verwendung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, wobei unser berechtigtes Interesse die sorgfältige Bearbeitung Ihres Anliegens ist. Wir löschen Ihre diesbezüglichen Daten, wenn der Zweck, zu dem Sie uns Ihre Daten mitgeteilt haben, erfüllt oder erledigt ist und wir nicht aus gesetzlichen Gründen zur weiteren Speicherung berechtigt oder verpflichtet sind.

9. Weitergabe von Daten an Dritte

9.1 Grundsatz

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer Sie haben ausdrücklich eingewilligt, die Weitergabe ist zur Vertragserfüllung erforderlich oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung.

9.2 Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein. Mit allen wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen:

Amazon Web Services (AWS)

Hosting- und Cloud-Infrastruktur; Datenspeicherung; Betrieb der KI-Infrastruktur

EU/EWR (Region Frankfurt); AWS DPA abgeschlossen; Drittlandbezug aufgrund US-Muttergesellschaft vorhanden, abgesichert durch EU-US DPF und Standardvertragsklauseln

Sprachmodell-Anbieter (über AWS als Unterauftragsverarbeiter eingebunden, Art. 28 Abs. 4 DSGVO)

Bereitstellung der KI-Sprachmodelle für die Inferenz

EU/EWR (Region Frankfurt); transiente Verarbeitung; keine Speicherung der Eingaben bei den Anbietern; Trainings-Ausschluss vertraglich gesichert

Stripe Payments Europe Ltd.

Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Tarife

EU/EWR (Irland); Stripe DPA abgeschlossen; PCI-DSS Level 1 zertifiziert; Drittlandbezug aufgrund US-Muttergesellschaft vorhanden, abgesichert durch EU-US DPF und Standardvertragsklauseln

Honeybadger Industries LLC

Anwendungs-Monitoring (Error Tracking, Uptime, Performance)

EU/EWR (EU-Instanz in Frankfurt); Honeybadger DPA abgeschlossen; Drittlandbezug aufgrund US-Muttergesellschaft vorhanden, abgesichert durch Standardvertragsklauseln

9.3 Bankpartner

Wenn Sie über eine Partnerbank auf unsere Plattform zugreifen, wird die Information über Ihre Registrierung und Nutzung des Basis-Tarifs an die vermittelnde Bank übermittelt (zur Provisionsabrechnung). Details entnehmen Sie den Vereinbarungen mit Ihrer Bank.

9.4 Keine Weitergabe an externe KI-Dienste

Wir geben Ihre Daten nicht an externe KI-Dienste weiter, die außerhalb unserer kontrollierten Infrastruktur operieren. Alle KI-Verarbeitungen erfolgen über unsere zertifizierte Infrastruktur mit Serverstandort Deutschland. Unsere KI-Partner erhalten keine dauerhaft gespeicherten personenbezogenen Daten und verwenden Ihre Eingaben nicht für Modell-Training-Zwecke.

10. Datenverarbeitung außerhalb der EU

Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb der EU/des EWR verarbeitet (primär Deutschland). Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR findet grundsätzlich nicht statt. Soweit technisch bedingte Kontakte mit Muttergesellschaften unserer Infrastruktur- oder KI-Partner entstehen, sind diese durch die EU-Standarddatenschutzklauseln (SCC) und den EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

11. Auftragsverarbeitung (für B2B-Kunden)

11.1 Ihre Rolle als Verantwortlicher

Wenn Sie über unsere Plattform personenbezogene Daten verarbeiten (z.B. in KI-Anfragen), sind Sie als Nutzer der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir handeln in diesem Fall als Ihr Auftragsverarbeiter.

12. Datensicherheit

12.1 Technische und organisatorische Maßnahmen

Technische Maßnahmen: SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, verschlüsselte Speicherung sensibler Daten, Passwort-Hashing nach aktuellem Stand der Technik, regelmäßige Sicherheitsupdates, Firewalls und Intrusion Detection Systeme, regelmäßige Backups sowie Zugriffskontrolle und Authentifizierung.

Organisatorische Maßnahmen: Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle, Vertraulichkeitsverpflichtungen der Mitarbeiter, regelmäßige Sicherheitsschulungen, Datenschutz-Folgenabschätzung bei Bedarf sowie Incident Response Plan.

12.2 Datenpannen

Im Falle einer Datenpanne informieren wir Sie unverzüglich, sofern ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten besteht, und melden den Vorfall der zuständigen Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO).

13. Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an datenschutz@firmio.de:

Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Art. 16 DSGVO – Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Art. 17 DSGVO – Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Art. 18 DSGVO – Einschränkung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.

Art. 20 DSGVO – Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Art. 21 DSGVO – Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Art. 7 Abs. 3 DSGVO – Widerruf: Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Art. 77 DSGVO – Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI) NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf

14. Löschung von Daten

14.1 Löschfristen

Datenkategorie

Löschfrist

Server-Logfiles

7 Tage nach Entstehung

Konversationsverläufe (Mio)

24 Monate nach letztem Zugriff (Inaktivitätsfrist) oder 30 Tage nach Vertragsende – je nachdem, was zuerst eintritt. Jederzeit früher durch den Nutzer selbst löschbar.

Registrierungs- und Kontodaten

30 Tage nach Vertragsende

Hochgeladene Dateien (Dateitransfer)

Nach Erreichen des Download-Limits oder manuell durch den Nutzer

Nutzungsstatistiken / Metadaten

90 Tage nach Entstehung

Steuerrelevante Daten / Rechnungen

10 Jahre nach Ende des Vertragsjahres (§ 147 AO)

14.2 Ihr Recht auf Löschung

Sie können Ihre Daten jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen löschen oder die Löschung bei uns beantragen. Nach Vertragsende werden alle nicht aufbewahrungspflichtigen Daten automatisch gelöscht.

15. Aktualität und Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Februar 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Plattform oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Erklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über einen prominenten Hinweis auf der Plattform.

16. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zu dieser Datenschutzerklärung:

E-Mail: datenschutz@firmio.de

Post: finext GmbH, Grüner Weg 8a, 33098 Paderborn, z.Hd. Datenschutzbeauftragter

Stand: Juni 2026